El presente documento contiene un resumen sobre el uso y sobre los principios esenciales del procedimiento del Canal de Conducta de conformidad con lo establecido en el artículo 25 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

• Finalidad

La finalidad del Canal de Conducta de MIC es implementar una herramienta preferente y accesible para que la Compañía reciba de los empleados, accionistas, consejeros, miembros no ejecutivos así como el resto de las personas que establece el artículo 3 de la Ley 2/2023, información sobre acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión.

Asimismo, servirá para poder tratar de forma efectiva la comunicación de la supuesta infracción y evitar el riesgo de represalia.

• Ámbito objetivo

Las denuncias que admita a trámite e investigue deberán versar sobre todas aquellas acciones u omisiones ilícitas que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea siempre que:

1. 1. Entren en el ámbito de aplicación de los actos de la Unión Europea enumerados en el anexo de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019.
   2. Afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
   3. Sean acciones u omisiones constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave que puedan dar lugar a cualquier tipo de responsabilidad por parte de la sociedad en cuyo seno se cometen, en especial la responsabilidad penal de la persona jurídica.

• Ámbito subjetivo.

Podrán hacer uso del Canal de Conducta todos los empleados, accionistas, consejeros, miembros no ejecutivos así como el resto de las personas que establece el artículo 3 de la Ley 2/2023, información sobre acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión.

• Principios:

Los principios del sistema del sistema interno de información de MIC se basa en los siguientes principios.

• • • Buena fe.
    • Accesibilidad.
    • Protección al Denunciante.
    • Confidencialidad.
    • Objetividad e imparcialidad.
    • Transparencia.
    • Protección de datos de carácter personal.

• Canales. Medio de presentación de la denuncia:

Se han habilitado los siguientes canales de denuncia para permitir que los empleados, clientes o terceros informen sobre irregularidades, actividades ilegales, prácticas antiéticas o cualquier otro comportamiento que contravenga las normativas o principios de MIC. Estos canales ofrecen una vía segura y confidencial para que las personas puedan denunciar sin temor a represalias:

A) Por carta a la siguiente dirección:

MIC Insurance Company, Sucursal en España. Calle de la Aviación, nº 10 bajo derecha, 41007. Sevilla

A la atención del Canal de Conducta

B) Email: conducta@micinsurance.net

C) Reunión presencial.

Asimismo, a petición del denunciante, la denuncia también podrá presentarse mediante una reunión presencial con personal de recursos humanos, o de cumplimiento a elección del demandante, que tendrá lugar en el plazo máximo de siete días desde que formula la solicitud. En su caso, por las distintas circunstancias del caso,  el denunciante podrá excluir de la reunión a la persona que esté relacionada con el hecho denunciado.

• Confidencialidad y privacidad. Protección de Datos.

Compromiso de confidencialidad.

Con el objeto de conseguir un máximo nivel de implicación y seguridad con la persona que desee poner en conocimiento una infracción o conducta irregular a través del Canal así como con la persona denunciada, pondrá los medios necesarios para que las comunicaciones vertidas al Canal sean tratadas con la mayor confidencialidad por parte de todos los implicados en la investigación y resolución de ésta.

A tales efectos, MIC ha adoptado las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la debida seguridad y confidencialidad de los datos de carácter personal y de toda la información tratada en el marco del Canal.

Responsable del tratamiento y delegado de protección de datos.

El responsable del tratamiento de los datos de carácter personal que se recaben en el marco del Canal de Conducta es MIC Insurance Company, S.A. y los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos: dpd@micinsurance.net

Minimización de datos y finalidad del tratamiento

Los datos personales recabados en el marco del Canal de Conducta serán los estricta y objetivamente necesarios para tramitar las denuncias recibidas y, en su caso, investigar los hechos denunciados.

En particular, los datos que trataremos podrán incluir las siguientes categorías: datos de carácter identificativo, datos referentes a sus características personales y circunstancias sociales, datos de contacto, datos académicos y profesionales, datos económicos, financieros y de seguros y/o datos especialmente protegidos. Los datos personales tratados pueden haber sido aportados tanto por el propio  interesado como por terceros.

Dichos datos serán tratados con esa exclusiva finalidad y no serán utilizados para finalidades incompatibles. Sólo se conservaran los datos personales si fuese necesario para acreditar el funcionamiento del canal de conducta adoptando las medidas de seguridad necesarias.

Base jurídica de legitimación

La base jurídica que legitima el tratamiento de los datos de carácter personal recabados en el marco del Canal de Conducta es el cumplimiento de una obligación legal derivada de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (art.6.1.c Reglamento UE 679/2016 General de Protección de Datos).

Destinatarios de los datos:

La información que se recabe en el contexto de la investigación de una denuncia podrá ser comunicada a los departamentos objetivamente necesarios de los que se requiera colaboración durante esta fase, al Comité de Ética con la exclusiva finalidad de tramitar la denuncia en cuestión, así como al departamento de Recursos Humanos, y al departamento al que pertenezca el denunciado, en caso de que sea necesaria la adopción de medidas disciplinarias o correctoras. Asimismo, podrá ser comunicada, en su caso, a los proveedores externos de servicios jurídicos, a las autoridades policiales o judiciales competentes en el marco de una investigación o para el ejercicio de acciones.

Plazo de conservación:

Los datos de carácter personal que, en su caso, se recaben serán conservados en el Canal únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir la procedencia de iniciar una investigación.

Si se acreditara que la información no es veraz deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga conocimiento de ello (salvo que dicha falta de veracidad pudiera constituir un ilícito penal en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario para tramitar el procedimiento judicial).

En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la denuncia sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, se procederá a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.

Ejercicio de derechos:

En todo caso, las personas cuyos datos se recaben en el marco del Canal podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad a través de la siguiente dirección de correo electrónico, dpd@micinsurance.net, así como a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente.

Asimismo, le informamos de que tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si considera que el tratamiento de sus datos personales vulnera la normativa vigente. Puede obtener más información en www.aepd.es